Như các bạn cũng biết, soạn thảo văn bản bằng word là ứng dụng khá phổ biến trong giới văn phòng cũng như những người làm việc liên quan đến word. Để phát huy hiệu quả trong công việc, người ta hay sử dụng các thủ thuật để làm cho đúng cách. Đối với người sử dụng thành thạo word thì chắc chắn biết rõ cách trộn văn bản từ excel sang word 2007. Tuy nhiên còn không ít người vẫn bỡ ngỡ cách trộn văn bản. Hiểu được vấn đề đó. Chúng tôi xin giới thiệu cách trộn văn bản từ excel sang word 2007.
Trộn văn bản từ excel sang word 2007 là gì?
Đối với tính năng Mail Merge trộn thư trong word 2007 là cách mang tính hiệu quả rất lớn. Đặc biệt, khi các bạn soạn số lượng lớn các phiếu lương, giấy mời phụ huynh, giấy mời họp hay giấy thông báo có nhiều mục nội dung giống nhau. Khi đó trộn văn bản từ excel là dùng tính năng Mail Merge sẽ thực hiện việc trộn văn bản cách thuận tiện nhất.
Ý nghĩa cách trộn văn bản từ excel sang word 2007
Việc trộn văn bản từ excel sang word 2007 cũng giống như việc thực hiện trên các word 2009,2013 và 2016. Nó giúp chúng ta tiết kiệm thời gian làm việc hơn. Các bạn không phải trộn cách thủ công nhưng chỉ bằng những thủ thuật đơn giản để thực hiện cách hiệu quả nhất. Đồng thời cách này cũng giúp các bạn làm việc chuyên nghiệp hơn. Chính vì những ý nghĩa đó, nó được hầu hết các dân văn phòng ưa chuộng.
Hướng dẫn cách trộn văn bản từ excel sang word 2007
Bước vào mục Mailings và các thao tác
Trước hết các bạn mở giao diện Word 2007 trên màn hình máy tính. Sau đó chúng ta nhấn vào mục Mailings trên thanh công cụ. Sau đó nhìn xuống bên dưới tìm tới nhóm Start Mail Merge trong mục đó. Tiếp theo bạn chọn Step by Step Mail Merge Wizard… như hình dưới đây. Tránh thao tác sai bạn sẽ không thực hiện được mục đích của mình.
Thao tác chọn loại giấy tờ trộn
Bạn cần nhìn sang cạnh phải bạn sẽ thấy từng bước để tiến hành trộn thư như ý muốn. Đầu tiên bạn chọn loại giấy tờ cần tiến hành trộn rồi sau đó nhấn vào Next: Starting document tại mục Step 1 of 6.
Các thao tác thực hiện trộn văn bản
Sau khi thực hiện các bước trên, ta chuyển sang giao diện mới. Sau đó tại mục How do want to setup your letters như trên, bạn tích chọn vào ô Use the current document. Sau đó, bạn nhấn vào Next: Select recipients để lựa chọn mục tiếp theo.
Mở excel chứa thông tin trộn
Tiếp theo, trong bước này chúng ta nhấn vào nút Browse ở mục Use names như trên thanh công cụ and addresses from a file or a database để mở file Excel chứa thông tin cần trộn vào tài liệu Word. Chúng ta cần chọn đúng tránh nhầm lẫn các văn bản khác làm mất thời gian trong công việc.
Sau đó, bạn mở thư mục trong máy tính rồi tìm tới file Excel cần sử dụng rồi nhấn nút Open để thực hiện các công việc trộn tiếp theo.
Lựa chọn lệnh Select Table
Sau khi thấy hiển thị giao diện Select Table như dưới hình ảnh. Khi đó, bạn nhấn vào Sheet chứa thông tin nội dung cần làm việc để trộn văn bản. Sau đó, nếu không muốn chọn hàng đầu tiên làm tiêu đề thì bỏ tích chọn ở ô First row of data contains column headers.
Khi đó hiện giao diện Mail Merge Recipients như hình ảnh bên dưới. Sau đó bạn nhấn vào nút OK để tiếp tục.
Thao tác chèn nội dung để hoàn tất
Khi đó trong giao diện tài liệu Word bạn nhấn chuột vào vị trí cần chèn nội dung như bạn mong muốn. Sau đó nhìn lên trên nhấn vào Insert Merge Field dưới tab Mailings để tiến hành chèn nội dung như đã định hướng sẵn từ trước. Chúng ta sẽ click chuột vào các trường thông tin cụ thể mà bạn muốn chèn cho nội dung. Khi đó sẽ hiển thị trường trong nội dung như dưới đây để có được kết quả. Bạn tham khảo hình ảnh bên dưới để theo dõi.
Tiếp theo các bạn chỉ cần vào Preview Results để xem nội dung. Chúng ta sẽ sử dụng biểu tượng mũi tên để thay đổi nội dung văn bản cần trộn. Sau đó bạn nhấn tiếp xuống mục khác cần điền nội dung và thực hiện tương tự để có kết quả như bạn mong muốn.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về cách trộn văn bản từ excel sang word 2007. Chúng tôi rất hy vọng bài viết sẽ là thông tin hữu ích cho các bạn trong công việc. Nhờ đó, các bạn có thể thao tác nhanh hơn và đạt hiệu quả nhất để có những kết quả như mong đợi.
