Như các bạn cũng biết, excel đã và đang là ứng dụng được thu hút với số người dùng khổng lồ. Nó mang khá nhiều các thủ thuật đem lại các lợi ích thiết thực. Các hàm có điều kiện được nhiều người sử dụng cách khách quan với nhiều tác dụng khác nhau trong công việc. Tuy nhiên, có nhiều người vẫn băn khoăn chưa biết cách đánh số thứ tự có điều kiện trong excel. Các bạn cùng theo dõi bài hướng dẫn đánh số thứ tự có điều kiện trong excel để cùng theo dõi nhé!
Đánh số thứ tự có điều kiện trong excel là gì?
Đánh số thứ tự có điều kiện trong excel là cách sử dụng công thức trong ứng dụng của excel để đánh số thứ tự cách hiệu quả nhất. Bằng cách đó, người sử dụng không cần đánh số thứ tự bằng cách thủ công. Tuy nhiên, chỉ cần dùng công thức đơn giản là có thể đánh rất nhanh.
Ý nghĩa của việc đánh số thứ tự có điều kiện trong excel trong công việc
Đánh số thứ tự có điều kiện trong excel hay còn gọi là đánh số thứ tự khi lọc dữ liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Nó giúp cho việc làm các công việc sử dụng đến excel đơn giản nhất. Đồng thời, nó giúp mọi người tiết kiệm thời gian làm việc.
Hướng dẫn cách đánh số thứ tự có điều kiện trong excel
Như các bạn cũng biết có nhiều cách đánh số thứ tự động. Khi sử dụng bảng trong ứng dụng excel, người ta thường dùng cột thứ tự là phổ biến nhất trong hàng cột đầu tiên của bảng biểu.
Việc đánh số thường rất đơn giản. Cách thường dùng phổ biến đó là chúng ta chỉ cần đánh 2 số tự nhiên liên tiếp với nhau ở cột đó sau đó chọn cả hai ô thứ tự đó và rê chuột đến hết hàng mình cần. Tiếp theo đó là đưa chuột máy tính vào bên phải dưới cùng có dấu cộng sau đó kéo xuống hết nội dung mình cần. Như vậy ta đã có được số thứ tự cho bảng tính mình cần.
Tuy nhiên, đó vẫn chưa là cách tối ưu công việc. Chúng ta cần có những cách chỉ cần một công thức đơn giản đã thực hiện được thao tác đánh số thứ tự cách đơn giản.
Đánh số tự động có 3 cách cơ bản nhất:
- Cách thứ nhất là bạn đánh số liền nhau.
- Loại thứ 2 là cũng đánh số thứ tự liền nhau nhưng các dòng hàng có chứa ký tự giống nhau thì đánh số như nhau.
- Loại đánh số thứ 3 đó là cách đánh số thứ tự theo nhóm. Tức là các dòng hàng giống nhau thì được đánh số theo nhóm giống nhau đó. Loại thứ 3 là cũng đánh số theo nhóm giống nhau. Tuy nhiên có ô bị bỏ qua nhưng các ô tiếp theo vẫn được đánh số thứ tự kế tiếp.
Đánh số liên tục cho tất cả hàng
Dùng If để check ô bên cạnh ô cần đánh số. Nếu trong ô đó có chứa ký tự thì sẽ tăng lên một bậc. Ví dụ:
Ô A2=1, ta bắt đầu đánh số thứ tự tự động từ ô A3 =If(B3<>””,A2+1,1). Bạn cần đánh đúng công thức. Mỗi khi bạn nhập ký tự bất kỳ từ ô B3 thì ngay lập tức ô A3, sẽ tăng lên một bậc số thứ tự. Bạn tham khảo kết quả bên dưới.
Tuy nhiên cách làm này sẽ bị lỗi nếu ta sử dụng Hàm Sort trong excel. Chính vì thế, để khắc phục lỗi này ta dùng thêm một Hàm And. Nó giúp ràng buộc thêm dữ liệu nhập vào bảng biểu. Khi đó, ta không nhập giá trị 1 vào ô A2 nữa mà ta áp dụng công thức cho nó luôn. Ví dụ:
Ví dụ: A2=IF(AND(A1=”NO”,B2<>””),1,IF(AND(A1=”No”,B2=””),””,IF(AND(A1<>”No”,B2=””),””,A1+1)))
Như vậy ở công thức trên chúng ta thấy điều kiện IF thứ 2 và thứ 3 có chung một tham số là B2=””, do đó chúng ta có thể dùng Hàm Or để rút gọn điều kiện thứ 2 và 3 lại. Chính vì thế, ta có được kết quả cách nhanh chóng.
A2=IF(AND(A1=”NO”,B2<>””),1,IF(AND(OR(A1=”No”,A1<>”No”),B2=””),””,A1+1)) . Tiếp theo A2=IF(AND(A1=”NO”,B2<>””),1,IF(B2=””,””,A1+1)). Sau khi nhập xong công thức như đã hướng dẫn trên. Các bạn cần kéo công thức hoặc copy và paste cho tất cả các dòng hàng để ra được kết quả như ý.
Đếm số tự động cho các dòng khác giá trị, nếu cùng giá trị thì bỏ qua hoặc dùng chung một số thứ tự
Chúng ta có thể lấy ví dụ là bản kê chi tiết các mục hàng hóa theo tờ khai hải quan. Nó là một tờ khai có nhiều dòng hàng, khi đó ta chỉ đánh số cho dòng đầu tiên của số tờ khai mới. Đối với các dòng tiếp theo thì bỏ trống hoặc cho số thứ tự đó lặp lại cho cho đến hết tờ khai đang kiểm tra đó. Như vậy, khi sang số tờ khai mới thì nó sẽ tăng lên một đơn vị.
Cách thứ 1: nếu dòng sau có cùng số tờ khai với dòng trước thì là lấy số thứ tự của nó bằng với số thứ tự của dòng trước. Tiếp theo, nếu dòng sau khác dòng trước thì sẽ bằng dòng trước cộng với 1, =IF(AND(A1=”NO”,B2=””),””,IF(AND(A1=”NO”,B2<>””),1,IF(B1<>B2,A1+1,IF(B1=B2,A1,””))))
Cách thứ 2: nếu dòng của tờ khai sau giống dòng trước thì số thứ tự của nó bị bỏ qua. Sau đó tiếp tục lặp lại cho đến khi có số tờ khai mới thì bắt đầu đánh số tiếp theo. Lúc này ta không áp dụng được công thức như chúng tôi hướng dẫn trên nữa. Khi đó ta phải dùng một Hàm Max để lấy giá trị lớn nhất của cột đánh số đến ô trước ô cần đánh số. Như vậy ta có công thức thực hiện như sau:
=IF(AND(A1=”NO”,B2=””),””,IF(AND(A1=”NO”,B2<>””),1,IF(B1<>B2,MAX($A$1:A1)+1,””)))
Kết luận
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về cách đánh số thứ tự có điều kiện trong excel. Hy vọng nó sẽ giúp ích cho các bạn trong các công việc văn phòng và các công việc liên quan đến quản lý ứng dụng trong excel.
